Офлайн или онлайн: плюсы и минусы разных форматов мероприятий

Какой формат более удобен, а какой предполагает большую вовлеченность участников? Где лучше нетворкинг, а где больше возможностей для аналитики? Рассказываем об особенностях проведения разных ивентов.

Изображение freepik

Как известно, мероприятия могут проводиться в двух форматах: онлайн и офлайн. И у каждого формата есть свои особенности, свои плюсы и минусы. Когда лучше устраивать мероприятие в дистанционном формате, а когда более продуктивным будет общение вживую? Читайте в нашем обзоре.

Офлайн-мероприятия — это встречи, конференции, мастер-классы и другие ивенты, предполагающие реальное общение между участниками и гостями. Такие мероприятия могут устраиваться как в офисе или конференц-зале, так и просто на природе. 

Онлайн-мероприятия проводятся удаленно с подключением всех участников через интернет. А для этого не нужно находиться в одном городе и даже и в одной стране. Достаточно лишь иметь стабильный интернет.

Основные отличия между форматами

Офлайн-мероприятия, как правило, имеют более интенсивную и личную атмосферу, поскольку участники могут общаться и взаимодействовать лицом к лицу. Подобный вид ивентов помогает завести множество полезных личных знакомств.

Онлайн-мероприятия более мобильны и предполагают большую доступность и удобство для участников. Для реализации таких ивентов требуются различные технологии – видео-конференции, чаты и т.п.

Бывает также и гибридный формат, который позволяет соединить онлайн и офлайн-возможности. В таком смешанном формате можно проводить практически любое деловое мероприятие, на котором будут присутствовать и реальные гости, и участники, которые смогут следить за всем происходящим в онлайн-режиме.

Какие мероприятия можно провести онлайн и офлайн 

Офлайн-мероприятия бывают самые разные: конференции, выставки, семинары, круглые столы, презентации, форумы, бизнес-завтраки, тимбилдинги, квесты, воркшопы и т.п.

В онлайн-формате проводятся онлайн-марафоны, вебинары, онлайн-сессии, онлайн-выставки, виртуальные саммиты, тренинги, различные курсы.

Практически любой ивент можно организовать как в офлайн, так и в онлайн-формате. Все зависит от целей мероприятий, а также предпочтений и возможностей организаторов.

Офлайн-мероприятия: плюсы и минусы

Плюсы

В первую очередь, офлайн-мероприятия позволяют создать уникальную атмосферу, которая способствует более эффективному нетворкингу. Имеют значение личный контакт и эмоциональная вовлеченность, которые способствуют налаживанию надежных связей.

Во-вторых, офлайн-мероприятия дают больше возможностей бизнесу. К примеру, когда компания лично представляет свой продукт партнерам и клиентам, это лучше работает на укрепление репутации, а аудитория может убедиться в надежности бренда.

Имеют преимущества офлайн-мероприятия и для спикеров. Им легче считывать эмоции людей и общий настрой аудитории, а на удержание внимания участников тратится меньше усилий. Также спикерам в рамках офлайн-формата проще продемонстрировать свою экспертность и увлечь своими идеями.

Еще одним преимуществом может стать приглашение известных личностей (лидеров мнений, экспертов, знаменитостей) для участия в офлайн-мероприятии. Это создает дополнительный интерес и привлекательность для участников.

Недостатки

1. Достаточно высокая стоимость организации таких ивентов. Как правило, офлайн-мероприятия обходятся дороже онлайн-событий, поскольку в его стоимость входят оплата аренды помещения, зарплата обслуживающего персонала, транспортные расходы и многое другое.

2. Транспортная доступность. Чем более масштабное офлайн-мероприятие планируется, тем большему числу людей требуется покупать билеты и добираться до места события. И это касается как гостей, так и спикеров мероприятия. При этом значительное количество участников не могут посетить мероприятия именно из-за проблем с транспортом.

3. Трудности в аналитике. Собрать обратную связь и подготовить статистику по участникам в онлайн-формате значительно сложнее. Для этого требуются дополнительные ресурсы и инструменты (например, email-рассылка или создание специальных чат-ботов).

Онлайн-мероприятия: плюсы и минусы

Плюсы

1. Такое мероприятие легко масштабировать. Если нужно расширить аудиторию с 1-2 до 10 тысяч, то в онлайне это сделать гораздо проще, чем в офлайне.

2. Более удобная аналитика. В онлайн-формате проще автоматизировать обработку данных участников, настроить сбор обратной связи, посчитать эффективность трафика и т.д.

3. Онлайн-мероприятия требуют меньше времени на подготовку и финансовых средств на организацию. Проводятся, конечно, и дорогостоящие виртуальные конференции. Но, как правило, онлайн-мероприятия требуют меньших финансовых затрат.

4. Открытость к изменениям и улучшениям. С течением времени в структуру онлайн-ивентов вводится все больше digital-инструментов и различных технологий, которые позволяют значительно улучшать визуализацию, внедрять интересные спонсорские интеграции, настраивать автоматические рассылки и т.д.

Минусы

1. Самый главный минус – это более низкая вовлеченность аудитории. Ее сложнее увлечь, люди легко отвлекаются на посторонние факторы, а после пауз и перерывов часть участников может просто отключиться.

2. Отсутствие нетворкинга в привычном понимании. Знакомиться с потенциальными клиентами онлайн сложнее, а переговоры в чате также страдают от отсутствия личного взаимодействия.

3. Отсутствие зрительного контакта с аудиторией, особенно если аудитория больше 50 человек.

4. Спикер может легко уйти в сторону от темы и растерять драгоценное время.

5. Успех выступления во многом зависит от технического оснащения.

Так что же выбрать?

Оба варианта обладают как преимуществами, так и недостатками. При этом однозначно сказать, какой из них лучше – нельзя. Выбор конкретного формата будет зависеть от многих параметров – количества участников, географии мероприятия, целей и задач организаторов.

Онлайн-формат может подойти как для микрособытий на 15–20 участников, так и для массовых конференций. Он отлично себя зарекомендовал при организации обучения, в том числе, корпоративного. Также онлайн-ивенты хорошо работают в IT-сфере, digital, маркетинге, рекламе и дизайне. 

В офлайне лучше устраивать выставки и форумы, которые подразумевают экспозиционную часть и реальное взаимодействие с продукцией. Также более продуктивным будет офлайн-обучение, в рамках которого делается упор на получение практических навыков. Также необходимо помнить, что далеко не все специалисты в совершенстве владеют digital-инструментами.

Выбирайте наиболее подходящий формат мероприятия, и удачи вам в проведении!

Наталья Клименко