Как стать спикером делового мероприятия: учимся писать письма организаторам

У каждого мероприятия свои особенности, и организаторы для выступления на таких ивентах подбирают свой пул спикеров. Как составить письмо организаторам, чтобы вас точно заметили и позвали в качестве спикера? Читайте в нашей статье.

Для начинающих спикеров бывает сложно связаться с организаторами мероприятия, правильно себя презентовать и успешно подготовиться к выступлению. Что писать в своем письме организаторам? Почему они могут отказать? Как психологически пережить отказ? Отвечают наши эксперты.

Какую подготовку нужно провести перед тем, как связываться с организаторами мероприятия?

Эксперт по продажам, член союза пиарщиков России, спикер платформы «LEADER-ID» Наталья Супрун:

- Перед тем, как подавать свою заявку на участие, определите свои сильные стороны под формат мероприятия, изучите целевую аудиторию мероприятия. Какие у них проблемы, задачи, интересы? Выберите 2-3 актуальных темы, которые обещают практическую пользу. Создайте пресс-портрет спикера, в котором должны быть указаны: ФИО, экспертность, образование, контакты, регалии, опыт, ссылки на статьи, кейсы, презентации, видеоролики, личное фото.

Кандидат технических наук, маркетолог, основатель онлайн-школы итальянского языка UniversItalia Ирина Орлова:

- Перед тем, как предлагать себя в качестве спикера на конференции, необходимо провести предварительные работы. Нужно определить свое позиционирование, целевую аудиторию, с которой вам интересно работать. Обязательно подготовить медиа-кит в виде PDF-файла: в документе прописать свои основные достижения, регалии, ссылки на соцсети, персональный сайт, если он есть, перечислить конференции, на которых выступали ранее, публикации и упоминания в СМИ. Также необходимо позаботиться о том, чтобы в социальных сетях, на сайте, в YouTube-канале были опубликованы ваши выступления или отрывки из них – это поможет организаторам познакомиться с вами. Прежде, чем написать организаторам, стоит зайти на сайт мероприятия и ознакомиться с его тематикой, уже зарегистрированными экспертами. Таким образом, можно понять, будет ли на конференции подходящая именно вам аудитория, оценить, соответствует ли ваш уровень этому мероприятию. Кроме того, стоит подумать о бонусе, который вы могли бы предложить в подарок участникам конференции – это может быть файл с полезной информацией, электронная книга, бесплатная консультация, промокод на услуги и так далее. 

Как правильно оформить письмо и предложить себя в качестве спикера?

Наталья Супрун:

- Если вы хотите попасть на мероприятие, лучше обращаться напрямую к тому, кто отвечает за его программу. Напишите цепляющий заголовок в теме письма. Он должен сразу дать понять, о чем оно. К примеру, тема может быть такой: «Предложение выступления на Конференции по кадрам». Также в письме нужно указать интересующую тему мероприятия, готовность выступить перед аудиторией и свои контакты.

Ирина Орлова:

- Приветственное письмо организаторам необходимо писать, исходя из параметров этого мероприятия и своего позиционирования. К примеру, для участия в конференции Freedom conference, на которой освещались лучшие практики инфобиза и экспертные запуски 2024 года, я кратко рассказала о себе, указала, где участвовала ранее, и предложила три темы выступления. Также приложила медиа-кит, ссылки на свои социальные сети и персональный сайт, указала способы связи со мной. В результате организаторы написали мне, и я выступила на конференции. 

По каким причинам организаторы могут отказать?

Директор ЦДЮТТ Урус-Мартановского района Рамзан Газиев:

- Существуют различные причины, по которым организаторы могут отказать в приглашении на мероприятие. Это может быть недостаток опыта и знаний, если ваши компетенции не отвечают требованиям конференции. Также причиной может стать неактуальность темы, если ваша тема не соответствует тематике конференции или она уже устарела. Из-за финансовых ограничений, если организаторы не могут позволить себе оплатить ваше выступление, они также могут принять решение об отказе. Еще организаторы могут пригласить других спикеров, которые обладают большим авторитетом или популярностью в вашей области.

Инвестор, предприниматель, основатель брендов Verol и Veroliki Евгений Коваленко:

- Причины могут быть самыми разными. Одной из самых важных можно назвать недостаточный уровень экспертизы в выбранной теме. Также причиной может стать неподходящий стиль презентации или недостаточные навыки ораторского искусства. Способность донести свои идеи до слушателей и удержать их внимание играет важную роль при выборе спикера. Если вы не умеете убедительно выступать перед публикой или используете неэффективные методы презентации, то это может стать причиной отказа. Также организаторы могут посчитать, что у вас мало публикаций и выступлений на релевантных конференциях или не хватает рекомендаций от других специалистов или организаций.

Какой опыт можно извлечь, если вам отказали? 

Ирина Орлова:

- Стоит проанализировать причины. Можно попробовать задать организаторам прямой вопрос – почему не подошел для этого мероприятия. Скорее всего, ждет сухой и емкий ответ типа «не подошел под формат». Но, возможно, разъяснят и более развернуто. Чтобы выяснить, какого уровня спикеры были отобраны для конкретного мероприятия, можно зайти в их социальные сети и проанализировать деятельность, регалии, мероприятия, на которых они уже выступали. Путем сравнения со своими данными выяснить, почему выбор был сделан не в вашу пользу. 

Евгений Коваленко:

- Когда вам отказывают в возможности выступить в качестве спикера на мероприятии, это может быть огорчительно и разочаровывающе. Однако, это также может предоставить ценный опыт и уроки для вашего развития и роста.

Во-первых, отказ на конференции может быть шансом для саморефлексии. Возможно, ваше предложение или тема выступления были недостаточно привлекательны для организаторов. В этом случае, стоит проанализировать свою презентацию и найти способы улучшить ее. Будьте готовы к критике и стремитесь к постоянному совершенствованию.

Во-вторых, это может стать стимулом для новых возможностей. Если вам отказали в одном месте, не отчаивайтесь. Ищите другие платформы, где вы сможете поделиться своими идеями и знаниями. Возможно, вам подойдет другой вид конференций или мероприятий. Выступления на местных мероприятиях, вебинары, публикация статей в онлайн-изданиях - все это может стать отличной альтернативой.

Наконец, отказ организаторов может стимулировать ваш профессиональный рост. Используйте этот момент для обучения и развития.

Как психологически пережить отказ и мотивировать себя на новые выступления?

Рамзан Газиев:

- Важно сохранять позитивный настрой и мотивацию: воспринимайте отказ нейтрально. Помните, что это часть процесса, и не принимайте его на свой счет лично. Обсудите свои чувства с коллегами или друзьями, поддержка окружения поможет вам пережить этот момент. Используйте отказ, как стимул для постановки новых целей и стремления к новым возможностям для выступлений.

Евгений Коваленко:

- Важно обратить внимание на свои сильные стороны и достижения в прошлом. Помните о своих успехах и о том, чего вы уже достигли. Позитивное мышление и вера в себя являются ключом к преодолению отказов и продолжению работы.

Также полезно обратиться к опыту других спикеров, которые сталкивались с подобными ситуациями. Общение с людьми, которые разделяют ваши устремления, может помочь вам получить новые идеи и вдохновение.

Наталья Супрун:

- Воспринимайте каждый отказ как приближение к заветному ДА! Побеждают не самые умные, а самые настойчивые. Чем больше заявок вы отправите, тем больше шансов получить положительный ответ. Прочтите истории успеха знаменитостей, и вы поймёте, что отказы важная часть процесса. И с любопытством исследователя идите снова покорять вершины!

Наталья Клименко