Социальные технологии в бизнесе: мнение предпринимателя. Часть II

Продолжение интервью с предпринимателем Ириной Шуваловой о социальных технологиях в бизнесе, в частности, о том, как COVID-19 способствовал их активному внедрению, какие трудности с этим связаны и как их преодоление позволяет оптимизировать рабочие процессы

Фото из личного архива Ирины Шуваловой

Можете ли вы привести пример успешного использования социальных технологий в бухгалтерии, который привёл к значительным изменениям в работе вашей компании?

Социальные технологии позволили перевести ведение бухгалтерии в онлайн-формат. К ним относится непосредственно удалённый рабочий стол, облачные сервисы по бухгалтерии. Возможность делать справочную систему с общим доступом, загружать бухгалтерскую программу 1С на облачный сервер позволяет сотрудникам работать из любой точки мира — необходимо только наличие компьютера (или ноутбука, планшета) и интернета. Даже можно с телефона выходить. Это уменьшает затраты на организацию бизнес-процесса.

Поскольку обучение онлайн не ставит сотрудников в жёсткие временные рамки, у них есть возможность интеллектуально развиваться. Они могут проходить курсы повышения квалификации либо слушать вебинары по изменениям в законодательстве в любое удобное время. 

До пандемии COVID-19, то есть до периода, когда всё перешло в онлайн, проводилось много семинаров в офлайне. Конечно, у офлайн-семинаров была своя особенность: все участники физически собирались в одном месте, например, бухгалтеры могли встретиться и пообщаться вживую. Однако это был, пожалуй, единственный плюс офлайн-семинаров, а всё остальное было скорее минусом. Основной минус в том, что нужно было вне зависимости от возможностей, состояния здоровья, загруженности поставить свой бизнес на паузу в момент, когда идёт семинар. А эти семинары, как правило, длились практически целый день. Это неудобно, непродуктивно и тормозит развитие и деятельность сотрудников. Соответственно, в такие дни теряется продуктивность в работе и доход, который можно было получить от общения с клиентами, а не нахождения на данном семинаре.

Реклама, разработка сайтов и сайтов-визиток, безусловно, повышают продуктивность и помогают находить новых клиентов. Это проще, чем раздавать листовки у метро или использовать старые методы вроде рекламных растяжек. Интернет и ИИ упрощают поиск и подачу рекламной информации для потенциальных клиентов.

В качестве примера успешного использования социальных технологий можно привести электронный документооборот, который организован с налоговыми органами, всевозможными фондами, клиентами, поставщиками и банками. Сегодня абсолютно всё это происходит в электронном виде.

Наличие электронной цифровой подписи у всех руководителей позволяет осуществлять взаимоотношения со всеми вышеперечисленными контрагентами не выходя из дома. Мне вспоминаются времена, когда отчётность нужно было подавать в налоговую инспекцию или банк лично. Для того чтобы провести платёж, требовалось распечатать платёжное поручение, подписать у руководителя, поставить печать и самостоятельно отнести документ в банк, где приходилось стоять в очереди. То же самое касалось налоговых органов и фондов. Сейчас в рамках системы электронного документооборота осуществляются прямые выплаты, которые касаются, например, больничных по сотрудникам. Это ведь тоже относительно новая система, она существует 3 года. Она позволяет сотруднику и организации упростить выплаты по больничному по уходу за ребёнком без оформления кипы документов. Она сокращает сроки выплаты социальных обеспечений для сотрудников, что, соответственно, улучшает положение сотрудников и облегчает работу бухгалтерии. Электронный документооборот облегчает работу бухгалтерии, поскольку уменьшает количество бумажной рутинной работы.

Есть много разных наработок, которые позволяют уменьшать рутинную работу по заведению номенклатуры. Они позволяют выгружать, подгружать, распознавать номенклатуру в 1С, что сокращает время операционных действий. Таким образом, сотрудник, который заводит первичные документы по бухгалтерскому учёту, не тратит время на заведение каждой позиции. Это всё делается автоматически при помощи ИИ и определённых наработок, которые предоставляют СБИС, Контур и другие платформы.

Вы сталкиваетесь с трудностями при использовании социальных технологий в вашей работе?

Основная трудность, наверное, это темп развития социальных технологий и необходимость его придерживаться. Но я люблю трудности, потому что трудности преобразуются в рост. Когда мы преодолеваем трудности, мы растём. Эти трудности, как правило, связаны с закостенелостью взглядов и консервативностью привычек. Соответственно, когда я подбираю себе команду, я принимаю во внимание насколько человек готов получать повышение квалификации, учитывать рост и изменение технологий и их применение, насколько он креативно мыслит. То есть я не всегда смотрю только на стаж и большой опыт работы. Безусловно, это тоже важный показатель, но надо учитывать все нюансы в комплексе.

Ещё одна сложность состоит в том, что социальные технологии развиваются всё быстрее, из-за чего появляются новые задачи. В связи с этим иногда приходится менять специалистов, которые выполняют эти задачи, поскольку не все могут адаптироваться к изменениям.  

Какие вы видите преимущества или недостатки в использовании социальных технологий для управления бизнесом по сравнению с более традиционными методами?

Начну с недостатков. Во-первых, это отсутствие стабильности: современные технологии постоянно меняются, и нужно быть в тренде всех этих изменений, отслеживать их, постоянно заниматься своим собственным ростом и уровнем знаний. Во-вторых, гласность. Использование современных технологий подразумевают выход в интернет, соответственно, всё, что находится в сети, не может быть тайной. С одной стороны, это облегчает обмен данными с контрагентами, с клиентами и  налоговыми органами, но с другой стороны, в случае, например, каких-либо проверок со стороны налоговых органов, облегчает им доступ к абсолютно любого вида информации по любой организации.

Например, на законодательном уровне уже давно введено предоставление именно электронной сдачи отчётности по всем организациям. Если она сдаётся на бумажных носителях, то не считается сданной, и за это выставляются штрафы. С одной стороны, это удобно, быстро, легко, менее энергозатратно. А с другой стороны, при сдачи отчётности с определённого IP адреса,  у организации устраняется конфиденциальность в отношении контрольных мероприятий со стороны государственных органов. Это же касается и банков.

До современных технологий, когда отчётность сдавалась на бумаге, когда не было такой возможности электронного документооборота и контроля, проверка организаций для налоговой усложнялась. Это нужно было делать через выездную проверку лично. Сейчас проверки налоговой, как правило, сводятся к  камеральной проверке — процедуре, которую проводит налоговая инспекция для контроля за правильностью начисления налогов и сборов. Она осуществляется на основе представленных налогоплательщиком деклараций и других документов без вызова его в налоговый орган. Налоговая служба тоже использует современные технологии и ИИ, как и мы, бизнес, для того, чтобы облегчить свою работу в сфере контроля за налогоплательщиками.

Отсутствие конфиденциальности может также привести и к проблемам со злоумышленниками и хакерами. Если сервер расположен удалённо и работа ведётся через удалённый рабочий стол, а защита недостаточно надёжна, могут произойти хакерские атаки на этот сервер. Соответственно, это тоже добавляет каких-то новых проблем, которых не было раньше при использовании офлайн-бухгалтерии.

Главные преимущества использования современных технологий — это оперативность, формат онлайн и ресурсоёмкость. Один сотрудник может выполнять больше задач, делегировать что-то ИИ, пользоваться определёнными платформами, которые упрощают работу и с экономической точки зрения, а также сокращают расходы и время на выполнение операций.

Безусловный плюс — возможность гибкого графика работы, удалённого, который практически невозможен при традиционной системе. Ещё один плюс — более широкий охват рынка клиентов, то есть больший объём получаемых заказов за счёт рекламы в интернете. Это важно, поскольку традиционные методы рекламы были ограничены рамками одного района или региона. А информация, размещённая в сети, не имеет территориальных ограничений. Поэтому интернет-реклама позволяет привлекать больше клиентов и решать больше задач.

Социальные технологии продолжают стремительно развиваться, подстраиваясь под бизнес, меняя его, оптимизируя рабочие процессы или ликвидируя их за ненадобностью. Предприниматели из разных ниш активно используют эти новшества, чтобы идти в ногу со временем, что требует осознанности, обучения и желания развиваться.

Лидия Осник

Вернуться на страницу блога